3 enkle tips til en vellykket konferanse

På Gamle Museet har vi lang erfaring med alle typer arrangement, og vi leier ofte ut lokalene til store konferanser og messer. Her er noen tips fra oss til deg som skal arrangere konferanse, samlet i en sjekkliste. 

Dato, sted og invitasjoner

Aller først må du sette en dato og finne riktig konferansested. Når dette er på plass, kan du sende ut invitasjoner. Husk å sette en svarfrist for konferansedeltagerne, og spør etter eventuelle allergier i forhold til mat. Dette er viktig informasjon for konferanselokalet som skal tilrettelegge rundt måltidene. 

Kjøreplan og foredragsholdere

Før du sender invitasjonene, er det lurt å ha tema og foredragsholdere klart, slik at de inviterte vet hva de har i vente. Den detaljerte kjøreplanen planlegger du senere i samråd med konferanselokalet. Be gjerne om tips til når lunsjen bør serveres, og hvordan dere skal legge opp pauser osv. 

På konferansedagen

Vi anbefaler å sette opp et firmaskilt og en oversikt over dagens program ved inngangen, slik at gjestene skal vite at de er kommet riktig. Andre detaljer du bør klargjøre er om detagerne skal ha navnelapper? Hva med kaffe og litt frukt ved inngangen? Spør gjerne konferansestedet hva de eventuelt kan tilby, de har som regel et forslag som passer fint til stedet.

Nå håper vi at du kan nyte dagen! Det er mange detaljer som skal på plass, og stort sett dukker det alltid opp noe uforutsett som man må håndtere der og da. Har du en god kjøreplan og en god dialog med konferansestedet, løser dere de aller fleste utfordringer. 

Spør oss om råd

Vi har erfarne prosjektledere som har vært med på å arrangere store og små konferanser, messer, utstillinger, motevisninger og alt du kan tenke deg. Ta gjerne kontakt med oss hvis du lurer på noe, vi er her for deg.