Seminar Oslo

Viktig å huske på når du arrangerer seminar i Oslo

For en del bransjer vil det være behov for å arrangere seminar fra tid til annen. En arena hvor fagfolk kan treffes og lære det nyeste og diskutere rundt sine erfaringer. Ofte er seminar satt opp med forelesere som er spesialister innenfor et felt som kan undervise eller holde foredrag. Innen noen bransjer vil det kanskje også være praktiske oppgaver som deltakerne skal jobbe med. 

Lokaler til seminar

Det er mange muligheter for å arrangere seminar i Oslo, både små og store lokaler som tilbyr både halv- og heldagsmuligheter for seminar i Oslo sentrum. Valg av lokale avhenger av antall deltakere og hvor mye plass det er behov for rundt det planlagte opplegget. Det vil ofte også være behov for å koble foredragsholderes PC-er opp mot en storskjerm. Dersom det er mange deltakere vil det også være behov for en mikrofon til foredragsholderne så det er mulig for alle deltakerne å høre hva som blir sagt. Dette er noen av tingene du bør undersøke i jakten på det riktige lokalet til ditt seminar i Oslo. 

Tips og råd til deg som skal arrangere seminar i Oslo

• God planlegging

• Innlagte pauser

• Aktiviteter

• Felles middag

• Oppfølging

Planlegg seminaret i tide

Et seminar bør planlegges nøye, og det er mange små detaljer en skal huske på for å få et opplegg som flyter. Det er viktig å snakke med foreleserne på et tidlig tidspunkt så du er sikker på at de er tilgjengelige til seminaret. Vær tydelig på tematikken overfor både foredragsholder og deltakerne. På den måten sikrer du at alle stiller med riktig forventning til hva de vil få ut av dagen. Ofte velger deltakere å være med på et seminar utfra tema og foredragsholdere. Om deltakerne skal bruke tid på å være med på seminar så bør det være nyttig, lærerikt og interessant. 

Når foreleserne er valgt ut bør du få sendt ut invitasjoner eller markedsføre seminaret i de riktige kretser så snart som mulig. Det er lurt å sette en påmeldingsfrist som gir deg god tid til å forberede det praktiske (mat, antall deltakere, behov for ekstra personell osv.). Ha agendaen klar så tidlig som mulig slik at deltakerne kan forberede seg i forkant av ditt seminar. I Oslo arrangeres det utallige seminarer hver eneste dag, og folk er ganske vant til å delta der de føler de har faglig utbytte. Når agendaen er klar, vil det også hjelpe deltakerne å velge hvorvidt de skal delta på seminaret eller ikke. 

Velg et lokale som passer for størrelsen på seminaret. Mindre seminar kan godt arrangeres på hoteller. Der er det også enkel tilgang til assistanse fra de ansatte om det skulle være behov for det. Det dukker ofte opp uforutsette ting. f.eks. tekniske problemer. I slike tilfeller er det godt å leie lokaler hos noen som også har ansatte som kan hjelpe deg. Det finnes også litt mer utradisjonelle lokaler for seminar i Oslo sentrum, blant annet cocktailbaren Nedre Løkka. Et seminar skal gjerne være inspirerende og bidra til økt kreativitet, og hva er vel bedre enn å gjøre dette i et nytt og annerledes miljø?

Planlegger du et større seminar med flere deltakere, kan det være lurt å vurdere et større utleielokale til ditt seminar. I Oslo sentrum finnes det flere ulike lokaler som kan leies til alle typer arrangement. Gå gjerne på befaring på de ulike lokalene, slik at du finner det lokalet som egner seg best til ditt seminar i Oslo.

Legg inn nok pauser

Ofte inneholder et seminar dype innhugg i temaer som gjør at deltakerne vil trenge regelmessige pauser så de ikke mister konsentrasjonen eller går lei. I disse pausene er det lurt å ha tilgang på både noe snacks og drikke. Det er gjerne vann, kaffe og te tilgjengelig under seminaret, men det kan også være godt for deltakerne å få noe de kan spise så de kvikner til litt. Ha gjerne masse frukt og grønt, samt nøtter stående fremme ved kaffestasjonen. Kanskje også noe sjokolade eller bakevarer for å holde blodsukkeret oppe. Dersom du leier seminarrom på et hotell vil det være enkelt å få tilgang til snacks som kan settes opp like utenfor. Dersom du har et stort seminar i et større lokale er det bare å forhøre seg med utleier hva de kan tilby. 

Gi deltakerne et avbrekk fra det fagtunge

I noen anledninger er det kanskje passende med innslag av humor og teambuilding for å «sprite opp» stemningen under seminaret. I Oslo er dette særlig enkelt, da du kan lage et enkelt rebusløp i gatene utenfor lokalet eller bare tilby deltakerne muligheten til å ta en beinstrekk i en nærliggende park eller lignende. 

Hva med en rebus eller en quiz relatert til temaene som diskuteres under seminaret? Eller gi deltakerne et skikkelig avbrekk og ha en musikkquiz? Dersom du har leid lokale til ditt seminar i Oslo vil det kanskje være en eller annen severdighet like i nærheten som kan være et tilbud i løpet av dagen? I noen tilfeller kan det kanskje være mer enn nok å gi deltakerne mulighet for egentid som de kan bruke på det de vil og heller gi dem en oversikt med tips om hva som kan være verdt å se i nærområdet.

Arranger en felles middag

Når man har hatt en gruppe mennesker samlet i timevis på et seminar er det hyggelig å samle deltakerne til en felles middag utpå kvelden. Da har de mulighet til å være sosiale og bli bedre kjent, og samtidig kose seg med noe godt å spise. Noen vil kanskje velge å diskutere dagens seminar, mens andre deler erfaringer fra sin arbeidshverdag. 

Under slike middager er det også mulig å bygge et fruktbart nettverk som vil være gull verdt i fremtiden. Det er lurt å booke plass på restaurant i god tid så du er sikker på at du får plass til alle på samme sted. Dersom du leier lokale til seminaret, kan du forhøre deg om mulighetene for å avholde middagen i samme lokale. Mange utleiere kombinerer konferansevirksomhet med selskaper og middager. Husk å forhøre deg med deltakerne om noen har spesielle dietter, er vegetarianere, har allergier som må tas hensyn til. De aller fleste tilbyr egne alternativer til allergier.

Oppfølging etter seminaret

I etterkant av et seminar kan det være lurt å følge opp deltakerne. Du kan f.eks. sende ut en undersøkelse for å få en tilbakemelding på hvordan deltakerne opplevde seminaret. I Oslo arrangeres det stadig seminarer, og det er lurt å høste erfaringer fra andre. Dersom noen har konstruktiv kritikk kan dette være nyttig for senere planlegging av seminar. Det er også fint om du gir en tilbakemelding til de du har leid lokale av så de vet hvordan det oppleves å gjennomføre et seminar i deres lokaler. 

Følg opp deg selv og planleggingen også. Hva fungerte godt? Hva kan gjøres bedre? Er det noe du bør huske på til en annen gang? Det er lurt å gå gjennom dette så fort som mulig etter seminaret for å huske så mye som mulig. Dersom du har noe oppfølgingsmateriale, sammendrag eller informasjon deltakerne ønsket å få etter seminaret så bør også dette sendes ut relativt raskt etter seminaret.

På jakt etter et lokale i Oslo sentrum til ditt seminar? 

Gamle Museet er et fleksibelt konferanselokale som leies ut til alle typer events og arrangementer. Vi har en profesjonell bookingavdeling som bistår deg med hele prosessen fra A til Å. Du får en kontaktperson som jobber dedikert med ditt seminar. Hos oss får du et skreddersydd opplegg etter dine ønsker og behov. 

Vurderer du våre lokaler? Kontakt oss i dag for en uforpliktende prat.