Møterom
Skal du ha et styremøte eller en workshop med dine medarbeidere? Da er det lurt å komme seg ut av kontoret og leie et møterom i andre lokaler. Vi gir deg 5 tips til hva du bør se etter ved et møtelokale.
Finn lokale med møterom
Når man skal planlegge et styremøte eller samle sine medarbeidere til en kreativ økt, er det en god idé å legge møtet til et sted utenfor arbeidslokalene. På den måten unngår man at deltakerne lar seg forstyrre av andre oppgaver som venter på kontoret. Det å samles i andre omgivelser gir dessuten påfyll og inspirasjon, samt at kommunikasjonen blir bedre fordi man sitter sammen på en annen måte. Derfor lønner det seg å se etter et møterom som kan skape en god ramme rundt samlingen. Her er 5 tips til hva du bør ha i tankene når du skal leie et møterom, og hva som skal til for å sikre et vellykket møte.
Hva slags møte dreier det seg om?
Et møte kan handle om så mangt. Det kan dreie seg om et årlig styremøte der man skal informere om bedriftens tilstand og diskutere seg fram til budsjett for kommende år. Men det kan også handle om et forretningsmøte der man skal få gjennom et salg eller planlegge bedriftens videre vei med toppledelsen. Kanskje du planlegger et seminar eller en workshop for dine medarbeidere? En workshop kan bidra til å styrke relasjonen dere imellom og skape bedre motivasjon i hverdagen, og er derfor et viktig tiltak i jobbsammenheng. Til en workshop kan det være lurt å se etter et møterom i lyse og inspirerende lokaler som får fram kreativiteten og lekelysten. Uansett hva som er tanken bak samlingen, så vil et vellykket møte kunne virke oppløftende på dem som deltar og gi en positiv effekt på samarbeid og samhold. Vanligvis varer et møte i et par timer, men dersom det er snakk om en lengre agenda, kan det være nødvendig å sette av en hel dag. Dette er noe man bør ha i tankene når man skal finne et passende møterom. Et møte som strekker seg over mange timer, krever lokaler som kan legge til rette for en lang dag med pauser og mat underveis.
Finn et lokale med møterom som har de tekniske fasilitetene dere trenger. En talerstol er alltid kjekt å ha hvis noe skal presenteres.
I lunsjen er det ofte rom for å diskutere problemstillinger, men vel så viktig til å bli litt bedre kjent med de andre møtedeltakerne.
Hvor mange skal delta?
Når man skal leie et møterom, er det viktig å finne et med riktig størrelse i forhold til antall deltakere. Er det snakk om et forretningsmøte, bør man sende ut invitasjoner til sine forbindelser i god tid med dato for bekreftelse, slik at man vet hvor mange det skal tilrettelegges for – blant annet når det gjelder bestilling av mat. Skal man ha et styremøte, vet man på forhånd hvor mange som deltar.
Det er imidlertid viktig å sørge for at møterommet ikke er for stort eller for lite med tanke på dem som skal tilbringe hele dagen her. Et større rom vil kunne skape avstand mellom deltakerne og inspirator, mens et lite rom vil gi tett og dårlig luft. En workshop bør skje i en lun og hyggelig atmosfære, der deltakerne kan få puste og være kreative gjennom mange timer. Så snart man har oversikt over antall deltakere til møtet, kan man starte jakten på et lokale som tilbyr møterom i passende størrelse for din gruppe. Send ut en forespørsel til flere lokaler samtidig og sammenlign prisene før du tar en avgjørelse.
Gå på befaring og sjekk fasilitetene
Det holder som regel ikke å bare bestille et møterom via nettet. Man kan riktignok få gode opplysninger om lokalene der, men i og med at omgivelsene er viktige for å skape en god møteplass, lønner det seg å ta en tur i lokalet på forhånd. Når man er på befaring, får man ikke bare anledning til å ta selve møterommet nærmere i øyesyn – man kan også kjenne etter om lokalet har den riktige atmosfæren og forhøre seg om ulike fasiliteter med stedets kontaktperson. Ulike samlinger krever ulik tilrettelegging, sjekk derfor om det finnes tilgjengelig utstyr i lokalene.
Trengs det storskjerm og projektor eller tilgang på PC og annet teknisk utstyr? Er det tilstrekkelig lys i møterommet? Et rom med store vinduer vil slippe dagslyset inn og gi en hyggelig atmosfære hvis man skal ha en leken workshop, men skal man ha et møte der det er bruk for storskjerm hele dagen, kan det også ødelegge for lesbarheten. Har møterommet flere tilstøtende oppholdsrom til pauser og bespisning, som for eksempel en kantine eller matsal? Når det gjelder all møtevirksomhet, er det viktig at man får anledning til å strekke på bena og snakke med de andre deltakerne underveis. Dreier det seg om et forretningsmøte, er det gjerne i pausene at temaer kommer opp og kontakter blir knyttet. Hør med kontaktpersonen på stedet om det er mulig å benytte andre rom til gruppearbeid dersom dere trenger det. Et møterom med gode fasiliteter vil definitivt være med på å gi deltakerne en bedre opplevelse. Møter kan som kjent trekke ut i tid, derfor er det viktig å sørge for at elementære behov blir dekket.
Hva kan lokalet bidra med?
Det er enklere å se for seg hvordan møtet kan tilrettelegges når man besøker selve lokalet. Ha gjerne noen spørsmål klare til kontaktpersonen i forkant, og hør hva de kan hjelpe til med. De fleste lokaler med møterom i Oslo kan stille med ekspertise når det gjelder både planlegging og tilrettelegging. Hvis det er snakk om en større konferanse, kan de skreddersy hele opplegget for deg og sørge for at alt kommer i havn på beste måte. De vil plassere bord og stoler på en optimal måte, gjøre klart teknisk utstyr og sørge for servering av mat og drikke. Hør om de har noen gode cateringkontakter hvis dere ønsker lunsj.
Gjennom en lang dag med møtevirksomhet trengs også litt snacks underveis for å holde energien oppe. Gi gjerne litt informasjon om hva workshopen eller møtet skal handle om. Kanskje kontaktpersonen kan gi deg tips om en god foredragsholder eller inspirator til workshop? Hvis det er snakk om en workshop, kan det også være en god idé å sette på dempet musikk når deltakerne kommer inn i lokalet. Det vil sørge for god stemning og få alle til å senke skuldrene. En hyggelig start på dagen har mye å si for hvordan resten av dagen blir.
Lokalets beliggenhet
En annen tanke man bør ha i bakhodet når man skal leie et møterom, er beliggenheten. Dersom du venter styremedlemmer fra andre kanter av landet, kan det være praktisk å leie et møterom i Oslo sentrum. For det første finnes det et stort antall utleielokaler i alle størrelser her, og for det andre er det kort gåavstand fra Oslo S til de fleste lokaler i bykjernen. Med sentral beliggenhet får man anledning til å stikke ut og gjøre nødvendige ærend eller ta en kaffe på kafé etter endt møte. Hva med å velge et lokale i nærheten av Akershus festning der man kan rusle rundt i historiske omgivelser? I sentrum er det også mange hoteller å velge mellom hvis gjestene har behov for overnatting. Sist, men ikke minst er det hyggelig å få et avbrekk i hovedstaden!
Dersom arbeidsplassen ligger utenfor Oslo sentrum eller i en annen by på Østlandet, kan du invitere medarbeiderne dine med på overnatting i forbindelse med samlingen, spise en bedre middag på kveldstid på en av Oslos populære restauranter eller gå på en forestilling på en av Oslos mange scener. I sentrum er det dessuten kort mellom attraksjonene hvis man ønsker å se seg omkring på egenhånd. Så neste gang du ønsker å leie et møterom – velg Oslo og få storbyfølelsen med på kjøpet! Her finner du alt som kan bidra til å skape et vellykket møte for alle parter. Husk å planlegge godt i forkant, og velkommen til Oslo sentrum!
Reserver møterom til ditt arrangement
På Gamle Museet leier vi ut møterom til styremøter, seminarer og workshops. Hos oss får du hjelp til hele planleggingen. Du får en kontaktperson å forholde deg til, som koordinerer hele kjøreplanen og sørger for at alt flyter. Dermed kan du fokusere på selve innholdet av dagen. Vi tilbyr skreddersydde løsninger, nettopp fordi vi vet at alle har ulike preferanser og behov.
Kontakt oss i dag for en uforpliktende samtale eller for å få et pristilbud.