Konferanseplanlegging – tips og ideer

På Gamle Museet har vi lang erfaring med alle typer arrangement, og vi leier ofte ut lokalene til store konferanser og messer. Vi har samlet sammen noen tips til deg som skal arrangere en konferanse i en liten sjekkliste.

5 tips til deg som planlegger en konferanse

Det er mange små og store detaljer å huske på når man planlegger en konferanse eller et seminar. Her er vår huskeliste.

• Tid og sted for konferansen

• Hvor mange deltagere?

• Klargjøring av konferanselokalet

• Valg av mat

• Konferansier og ev. pauseunderholdning

Velg dato og lokale for arrangementet

Det første du bør tenke over, er når og hvor du ønsker å gjennomføre konferansen. Her er det flere hensyn å ta; hvor mange deltagere skal være med? Hva slags beliggenhet har lokalet (er det for eksempel enkelt å komme seg til og fra)? Jo større konferanse, desto mer planlegging kreves for å lande på riktig utleielokale. Et siste spørsmål som kan være lurt å stille seg selv, er hvorvidt man kan leie lokalet til både konferanse og en eventuell bankett eller festmiddag etterpå.  

Hvor mange deltagere skal inviteres?

Før du reserverer et lokale for konferansen, bør du sjekke hvor mange deltagere det er plass til, og hvorvidt din gjesteliste samsvarer med dette. Når du har leid lokalet, kan du sende ut invitasjoner. Planlegger du et stort arrangement med flere hundre gjester, kan det være lurt å lage en oversikt med den nødvendige informasjonen (navn, kontaktinformasjon, eventuelle allergier osv). Be deltagerne om å melde inn allergier o.l. ved påmelding. 

Klargjøring av lokalet

Noen liker denne planleggingsfasen som handler om pynt og dekor, mens andre ikke er så begeistret for å bruke tid på dette. De fleste lokaler er enkle å pynte, og trenger ikke mye for å se delikat ut. Et par blomsteroppsatser i velkomstområdet og enkle buketter på bordene er for eksempel stilrent. Forhør deg med utleielokalet om de kan anbefale en blomsterdekoratør. Enkelte konferanselokaler har for eksempel inngått avtaler med en blomsterleverandør som vet nøyaktig hva som passer i akkurat det lokalet. 

Valg av mat til konferansen

Når du skal velge mat til for eksempel lunsj eller et frokostmøte, bør du forhøre deg med utleielokalet om hvilke muligheter de har. Noen steder lager mat selv, andre har egne avtaler med cateringleverandører, mens noen tillater at du tar med egen mat. Dette bør du klargjøre før du reserverer et konferanselokalet, slik at du er innforstått med hva som gjelder der du skal ha ditt arrangement.

En annen ting du bør ta stilling til, er hvor lang tid du ønsker å sette av til lunsj. Dette kan nemlig påvirke matvalget ditt. Husk at det tar lenger tid å servere gjestene hver og en, enn å for eksempel ha tapas eller buffet. Så lenge du har tenkt gjennom dette, og lagt opp til nok tid, velger du den maten som passer til ditt event. Husk også å melde inn eventuelle allergier i god tid før konferansen, slik at kjøkkenet kan planlegge alternativer. 

Velge konferansier

Hvem skal lede konferansen? Enhver konferanse bør ha en ordstyrer som kan lose alle deltagerne gjennom dagen. Mange velger å hente inn en person som gjerne kjenner fagmiljøet, kanskje med en litt annen vinkling. En konferansier bruker ofte humor som kan løse opp stemningen på en ellers fagtung dag, noe som kan være oppkvikkende mellom foredrag og diskusjoner. 

Husk på å planlegge en oppmerksomhet til alle foredragsholdere og konferansieren. Det er vanlig å gi en blomsterbukett eller kanskje et produkt som firmaet lager (ved for eksempel en produktlansering). 

På konferansedagen

Når den store dagen omsider kommer, kan du forhåpentligvis nyte litt av dagen selv også. Med god planlegging og delegering av arbeidsoppgaver skal dette absolutt være mulig. Ta i mot konferansedeltagerne i velkomstområdet, og la de registrere seg inn for å få navneskilt og informasjon om dagens forløp. Det kan være lurt å henge opp et program for dagen ved registreringen, og mange velger også å trykke opp program i et hendig format som hver deltager får med seg. 

I velkomstområdet bør du også henge opp en oversikt over tid og sted for forskjellige foredrag/seminarer hvis du for eksempel har planlagt parallellforedrag. Sett gjerne frem litt kaffe og te, og frukt/snacks til deltagerne så de får en myk start og kan mingle. 

Hold en tett dialog med den ansvarlige på konferansestedet, og vær forberedt på at det kan oppstå uplanlagte hendelser som du må ta tak i der og da. Det er umulig å planlegge for alt, men da vil du i hvertfall være klar for at noe kan skje. Det er de som jobber i konferanselokalet som skal sørge for at alt forløper som det skal, slik at du skal kunne slappe av og ta deg av dine gjester. 

Da gjenstår det bare å ønske deg lykke til med din forestående konferanse. Skulle det være noe du lurer på, er det bare å ta kontakt for en uforpliktende samtale.